Microsoft Teams hat sich längst als zentrale Kommunikationsplattform in vielen Unternehmen etabliert. Ursprünglich vor allem für Chats und Videokonferenzen genutzt, bietet Teams heute zahlreiche zusätzliche Funktionen, die speziell mittelständische Unternehmen in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.
In Branchen wie Handwerk, Gesundheitswesen, Verwaltung und Dienstleistung unterstützt Teams dabei, Abläufe zu verbessern, Kommunikation zu vereinfachen und Informationen sicher zu verwalten.
Dieser Beitrag zeigt praktische Funktionen und Erweiterungen von Microsoft Teams, die Unternehmen im Alltag helfen – mit verständlichen Beispielen aus der Praxis.
Telefonieren mit Teams: die Cloud-Telefonanlage für Ihr Unternehmen
Virtuelle Callcenter mit Teams aufbauen für einen besseren Kundenkontakt
Interaktive Zusammenarbeit mit dem Microsoft Whiteboard
Gemeinsam produktiver arbeiten, mit Microsoft Loop
Automatisch mitgeschrieben: KI-Notizen in Teams-Besprechungen
Videos leicht teilen und archivieren mit Microsoft Stream
+ Extra-Security-Tipp: So melden Sie verdächtige Nachrichten in Microsoft Teams
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Microsoft Teams kann mehr als Meetings: Es lässt sich auch als vollwertige Telefonanlage nutzen. Damit können Mitarbeitende über ihre gewohnte Geschäftsnummer telefonieren – unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten.
Suchen Sie eine umfassende Lösung für die Verwaltung und Integration Ihrer Geschäftskontakte in Microsoft Teams?
Alle Kontakte stehen direkt in Microsoft Teams bereit – am Desktop oder mobil in der App. Und das sekundenschnell, mit einer flexiblen Freitextsuche. Egal, ob Ihr Kontakt in Business Central, SAP, Salesforce, Outlook oder im guten alten Telefonbuch steckt: Mit der Microsoft-Teams-App Contacts by XPhone finden Sie jeden.
Und das Beste: Anrufer werden direkt erkannt. Kein Rätselraten, kein Halsverrenken.
In einem Handwerksbetrieb können Monteure direkt von der Baustelle aus Kunden über Microsoft Teams anrufen – mit ihrer gewohnten Firmennummer und ohne zusätzliches Diensthandy. Möglich macht das die integrierte Cloud-Telefonie in Teams, die Anrufe über Smartphone, Tablet oder Laptop ermöglicht.
Rückfragen zu Terminen, Materialien oder Ausführungsdetails lassen sich so direkt vor Ort klären. Das spart Wege, entlastet das Büro und sorgt für eine bessere Abstimmung zwischen Außendienst und Innendienst.
Mit Funktionen wie Warteschleifen, Anrufweiterleitungen oder Sprachmenüs kann Microsoft Teams auch als Callcenter-Lösung genutzt werden. Besonders für Unternehmen ohne eigene Telefonzentrale ist das eine praktische Ergänzung.
Ein regionales Reisebüro mit mehreren Filialen nutzt Microsoft Teams als Callcenter-Lösung, um Kundenanfragen zentral zu bündeln. Dank automatischer Anrufweiterleitungen und vordefinierter Auswahlmenüs (z. B. Beratung, Buchung, Stornierung) gelangen Anrufende direkt zur richtigen Ansprechperson.
Das sorgt für kürzere Wartezeiten und einen professionellen ersten Eindruck – auch wenn das Team flexibel im Homeoffice arbeitet.
Das integrierte Whiteboard in Microsoft Teams macht Online-Besprechungen interaktiv und kreativ. Arbeiten Sie gemeinsam in Echtzeit an Skizzen, Ideen oder Projektplänen – fast so, als würden Sie gemeinsam an einem echten Flipchart stehen.
Eine Marketingagentur mit Standorten in Freiburg, Stuttgart und Ulm nutzt das Microsoft Whiteboard, um neue Kampagnenideen gemeinsam zu entwickeln. In regelmäßigen digitalen Kreativworkshops werden erste Konzepte, Scribbles und Storyboards direkt im Whiteboard festgehalten.
Alle Beteiligten – von der Kundenberatung über das Design bis hin zum Text – können parallel arbeiten, Ideen ergänzen oder kommentieren. Das fördert den Austausch, ohne dass jemand reisen muss oder sich auf umständliche E-Mail-Abstimmungen verlassen muss.
Gerade in der frühen Konzeptphase hilft das Whiteboard dabei, Gedanken schnell zu visualisieren und spontane Impulse aufzugreifen. So entstehen kreative Kampagnen in enger Zusammenarbeit – unabhängig vom Standort.
Mit Microsoft Loop erstellen und bearbeiten Sie Inhalte wie Aufgaben, Listen oder Tabellen gemeinsam – und das in Echtzeit, direkt in Chats oder Besprechungen. Alle Beteiligten sehen sofort, was sich ändert, können gleichzeitig Ergänzungen vornehmen und bleiben so immer auf dem aktuellen Stand. Besonders bei sich schnell ändernden Projekten oder in der täglichen Zusammenarbeit ist das ein echter Vorteil.
Ein Beratungsunternehmen nutzt Microsoft Loop, um Kundenprojekte intern besser zu koordinieren. Die Projektteams pflegen Aufgabenlisten, Zeitpläne und offene Punkte direkt im Teams-Chat – etwa während der wöchentlichen Abstimmung.
Änderungen sind für alle sofort sichtbar, was Rückfragen und Missverständnisse reduziert. Neue Teammitglieder können direkt einsteigen, da sie den gesamten Verlauf übersichtlich in der Loop-Komponente nachverfolgen können.
Das erleichtert die Zusammenarbeit, spart E-Mails und sorgt dafür, dass Kundenanfragen schneller und strukturierter bearbeitet werden.
Die KI-gestützte Notizfunktion in Microsoft Teams erstellt während Besprechungen automatisch Zusammenfassungen, erkennt Aufgaben und hält wichtige Punkte fest – ganz ohne manuelles Mitschreiben. Das entlastet die Teilnehmenden und stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Die Notizen sind direkt im Meeting-Chat abrufbar und können nachträglich ergänzt oder kommentiert werden.
Wichtiger Hinweis:
Die KI-generierten Notizen in Microsoft Teams sind derzeit im Rahmen der öffentlichen Vorschau verfügbar und können sich bis zur finalen Veröffentlichung noch ändern.
Um auf diese und weitere neue Funktionen zuzugreifen, ist die Teilnahme an der öffentlichen Teams-Vorschau erforderlich.
Nur Microsoft 365 Copilot lizenzierte Benutzer können KI-gestützte Notizen in Teams-Chats erstellen und anzeigen.
Ein Unternehmen für Gebäudedienstleistungen nutzt die KI-Notizen in Microsoft Teams, um die Online-Besprechungen mit Objektleitungen und Auftraggebern effizient festzuhalten.
Während der Abstimmung erkennt die KI automatisch Punkte wie „Reinigungsplan anpassen“ oder „Mängelliste bis Freitag überarbeiten“ und protokolliert sie im Hintergrund. Nach dem Termin stehen alle besprochenen Aufgaben und Entscheidungen direkt im Teams-Kanal bereit.
So bleibt die Kommunikation transparent, und die Objektverantwortlichen können ohne zusätzlichen Aufwand direkt in die Umsetzung gehen.
Ihre Teams-Besprechungen lassen sich aufzeichnen und werden automatisch in Microsoft Stream gespeichert und bereitgestellt. Auch interne Schulungen oder Projektbesprechungen können so dokumentiert und später wiederverwendet werden – ganz ohne zusätzliche Tools. Die Aufzeichnungen lassen sich gezielt einzelnen Teams oder Kanälen zuordnen und stehen dort zentral zur Verfügung. So wird das Wissen im Unternehmen nachhaltig gesichert und bleibt für alle zugänglich – unabhängig von Ort und Zeit.
Ein Weiterbildungsunternehmen nutzt Microsoft Stream, um sowohl interne Besprechungen – etwa Train-the-Trainer-Sitzungen und Konzeptabsprachen – als auch Online-Kurse und Webinare aufzuzeichnen.
Die Aufnahmen werden gezielt in den jeweiligen Teams-Kanälen abgelegt und stehen dort für einen definierten Zeitraum zur Verfügung. Neue Dozierende oder Mitarbeitende im pädagogischen Team können sich so flexibel einarbeiten, und Teilnehmende profitieren vom Zugriff auf die Kursinhalte – auch wenn sie nicht live dabei waren.
Das sorgt für Konsistenz in der Kursdurchführung, vereinfacht die Organisation und verbessert die Qualität der Wissensvermittlung.
Plötzlich taucht im Chat eine merkwürdige Nachricht von außerhalb auf? Vielleicht ein ungewöhnlicher Link, eine unpassende Formulierung oder ein Kontakt, den man gar nicht kennt? In Microsoft Teams gibt es jetzt eine nützliche Funktion, mit der sich genau solche Vorfälle ganz einfach melden lassen – besonders dann, wenn sie von externen Nutzern stammen.
Die Meldefunktion in Teams funktioniert in Einzelchats, Gruppenchats und Besprechungen mit externen Teilnehmenden – geteilte Kanäle sind aktuell noch ausgenommen.
Wichtiger Hinweis: Damit Sie verdächtige Nachrichten melden können, muss die Funktion zunächst im Admin-Center aktiviert werden.
Je früher potenziell gefährliche Inhalte gemeldet werden, desto schneller kann Ihre IT-Ansprechperson reagieren. Schulungen oder kurze Hinweise an Mitarbeitende tragen zusätzlich dazu bei, das Bewusstsein zu stärken – denn IT-Sicherheit beginnt oft genau dort, wo eine Nachricht einfach „nicht ganz richtig“ wirkt.
Als Microsoft Solutions Partner – Modern Work unterstützen wir Sie dabei, Microsoft Teams optimal für Ihr Unternehmen zu nutzen. Moderne Zusammenarbeit, sichere Kommunikation, KI-gestützte Funktionen und vieles mehr: Wir zeigen Ihnen, wie ein zeitgemäßer Arbeitsplatz mit Microsoft 365 aussehen kann.
Wir stellen Ihnen die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams gerne persönlich vor – verständlich, praxisnah und mit Blick auf Ihre Anforderungen.
Interesse? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!