Jeden Tag sind unzählige E-Mails im Umlauf eines jeden Unternehmens. Allerdings ist die E-Mail nicht nur einer der wichtigsten Kommunikationsmittel, sondern auch eines der umfangreichsten Datenarchive für interne und externe Angelegenheiten. Daher ist es umso wichtiger, dieses Datenarchiv dementsprechend abzusichern. Wie das funktioniert? Erfahren Sie mehr in unserem Blog.
Eine E-Mail-Archivierung, ist ein automatischer Prozess, der Unternehmen vor Datenverlust schützen kann. Des Weiteren ist jedes Unternehmen in Deutschland sogar dazu verpflichtet, den digitalen Schriftverkehr über einen bestimmten Zeitraum im Archiv abzusichern. Grund dafür ist die Offenlegungspflicht bei rechtlichen Verfahren. Herkömmliche Backups reichen demnach nicht aus, da diese zwar einen Datenverlust vermeiden, jedoch keine rechtskonforme Archivierung darstellen. In einem Backup ist es möglich, E-Mails verschwinden zu lassen. Eine Archivierung deckt hingegen eine vollständige Abbildung des Ist-Zustandes ab.
Neben der Pflicht zur Archivierung, bringt diese Automatisierung natürlich auch einige Vorteile für Unternehmen mit sich. Wir haben Ihnen die wichtigsten Vorteile einer E-Mail-Archivierung zusammengefasst:
Vorteile für die IT-Abteilung:
Erhöhter Datenschutz
Eine automatische Archivierung sorgt dafür, dass E-Mails niemals verloren gehen. Bereits vor einer Zustellung können diese durch den Archivierungsprozess gesichert werden.
Ressourceneffizienz
Ein weiterer Vorteil der Archivierung ist Schonung von Speicherplatz. Wenn E-Mails archiviert wurden, können sie bedenkenlos gelöscht werden.
Dezentrale Sicherung
Mitarbeiter:innen sind selbständig in der Lage, im Archiv nach alten E-Mails zu suchen und diese wiederherstellen zu können. Das spart Zeit und vor allem Kapazität in der IT.
Vorteile für das Unternehmen:
Rechtliche Absicherung
Mit einer Archivierung sind rechtliche Pflichten in Sachen digitaler Schriftverkehr abgedeckt.
Datensicherung
Immer wieder kommt es im Unternehmen zu Datenverlust. Egal ob durch den Mitarbeitenden selbst oder durch technische Probleme. Durch eine Archivierung sind Sie auf der sicheren Seite.
Produktivitätssteigerung
Durch die Archivierung ist die Wiederauffindbarkeit von E-Mails für Mitarbeitende eines Unternehmens in wenigen Sekunden möglich.
Steigerung des ROI´s
Eine Archivierungslösung erfordert natürlich am Anfang erst einmal eine Investition. Allerdings werden diese Kosten sehr schnell durch die Zeitersparnis und die Ressourcenschonung zentraler Speicherorte kompensiert.
Sie möchten mehr zum Thema E-Mail-Archivierung erfahren? Lassen Sie sich jetzt beraten.
