Seit fast drei Jahren ist die DSGVO nun gültig - genug Zeit um sich durch den Dschungel der Anforderungen und Vorschriften zu kämpfen - könnte man meinen. In der Praxis sieht es leider ganz anders aus. Statista kam in einer Umfrage von September 2020 zu dem Ergebnis, dass lediglich 37 Prozent der 504 befragten Unternehmen DSGVO bereits größtenteils umgesetzt haben. Als Grund gaben viele Unternehmen die unklaren Anforderungen an, welche die DSGVO mit sich bringt.
Die Regelungen der DSGVO erstrecken sich nämlich auf nahezu alle Geschäftsaktivitäten und kann so schnell unübersichtlich werden. Auch bei der E-Mail-Kommunikation und der Aufbewahrung dadurch entstehender Daten. Oftmals steht hierbei die Frage im Raum, welche rechtlichen Anforderungen ein DSGVO-konformes E-Mail-Archivierungssystem erfüllen sollte.
Viele Daten, viele Fragen
E-Mails haben die Geschäftskorrespondenz revolutioniert. In Sekundenschnelle können Nachrichten und Daten heute in die ganze Welt versendet werden. Nicht selten sind diese Daten jedoch sensibel und sollten deshalb ausreichend geschützt werden.
Inzwischen ist dies sogar behördlich und gesetzlich geregelt, da die E-Mail Kommunikation unter die GoBD, also die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", fällt. Neben der DSGVO besteht also auch die GoBD-konforme Archivierungspflicht und genau um diese, ranken sich zahlreiche Mythen.
Das sollten Sie bei der Archivierungspflicht beachten
➡️ Die Archivierungspflicht gilt für alle Kaufleute, Handelsgesellschaften und juristische Personen, unabhängig von ihrer Größe
➡️ E-Mails müssen unverändert archiviert und wieder auffindbar sein
➡️ Ausdrucken der zu archivierenden E-Mails reicht nicht
➡️ Die Archivierungsdauer beträgt zwischen 6 und 10 Jahren
Viele Backup Systeme sind zudem nicht ausreichend für eine ordnungsgemäße Archivierung geeignet. Wir empfehlen für eine sichere und konforme Archivierung, ein Archivsystem welches alle Anforderungen erfüllt und zudem einen geringen Administrations- und Wartungsaufwand hat. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden vollautomatisch und sicher in der Cloud archiviert. Dadurch können die erforderliche Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der E-Mails ohne Aufwand sichergestellt werden.
Für Sie ist das Thema von Bedeutung und wünschen sich Unterstützung?
Dann besuchen Sie doch unser Webinar "E-Mail Sicherheit im Fokus".
Zu den Webinaren
